Optimizar los costes de impresión es una obsesión en muchas empresas. Conseguir un ahorro en este apartado para que con menos dinero se consiga casi el mismo resultado. El ahorro de impresión es como un prima con múltiples caras por eso hoy queremos explorar cada una de ellas y ver 19 consejos para ahorrar con la impresora.
Estamos un momento económico difícil para muchas empresas, donde la eficiencia es una cuestión básica para la supervivencia de muchas de ellas. Por eso se busca ajustar los costes en todas las áreas para poder ser más competitivos.
Los básicos para ahorrar con la impresora
Vamos a comenzar por algunos de los aspectos básicos para ajustar el coste por página impresa, que al fin y al cabo es lo que nos interesa.
- Ahorro energético de la impresora en reposo y también en hibernación. Son valores que no se suelen tener en cuenta, donde una pequeña variación cuenta, ya que las impresoras rara vez se apagan y están encendidas las 24 horas.
- Ahorro de energía de la impresora de tinta sobre la láser que necesita calentarse para empezar a imprimir. Estos ahorros pueden suponer hasta un 50% entre una y otra tecnología, lo que al precio que está hoy en día el kw/h no es nada despreciable.
- Ahorro de papel con la impresión a doble cara. De esta forma conseguimos que este consumible se optimice en su uso. Además si reducimos el peso de los papeles que llevamos con nosotros así como el espacio necesario para el archivo de muchas de sus facturas.
- Distintas bandejas de entrada con distintos tipos de papel de manera que para las impresiones de consumo interno podemos utilizar papel reciclado, mientras que para los que entregamos a clientes y proveedores un papel con una calidad superior.
- Impresión láser o de tinta es una de las decisiones que tenemos que tomar. En general si tenemos tiradas de documentos cortas, de pocas páginas pero frecuentes la tinta es una buena solución. Por el contrario si tenemos que imprimir tiradas largas de documentos, por ejemplo un documento con cien páginas, la tecnología láser puede ser más efectiva.
- Cartuchos XL ayudan a reducir hasta en un 50% el coste de la impresión de tinta lo que además de una mayor autonomía permitiendo imprimir más páginas por cartucho, acerca mucho el coste por página a las impresoras láser.
- Ahorro de tinta con una tecnología de impresión más eficiente, de manera que podemos imprimir un mayor número de páginas con la misma cantidad de tinta. Este es el caso de HP PageWide, que con su cabezal de impresión con el ancho completo de una página es mucho más eficiente.
- Impresiones más duraderas por la mejora de la calidad de las tintas, que hacen que se mantengan en buen estado a pesar de estar expuestas al sol o sufrir algún derrame de líquidos. Una mejor fijación de la tinta al papel evita tener que volver a imprimir el mismo documento al cabo de poco tiempo.
- Menos impresiones fallidas si revisamos bien antes los documentos de enviarlos a la impresora, pero también si utilizamos la vista previa de impresión para descartar pequeños errores de formato que hayamos podido cometer.
Administrar la calidad de la impresión y los intervalos
- Seleccionar la calidad de la impresión de manera que ajustamos la calidad de textos, pero también de gráficos e imágenes, donde podemos distinguir entre documentación de uso interno y aquella que entregamos a un cliente y de la que depende la firma o no de un contrato.
- También es muy importante saber elegir el tipo de fuentes más eficientes que pueden conseguir un ahorro importante al utilizar una tipografía u otra. Por ejemplo, Garamond es una tipografía que consume menos tinta que Times New Roman. Luego también tenemos algunas tipografías especiales llamadas eco, que tienen microperforaciones en su diseño, huecos en blanco, imperceptibles, pero que ahorran a largo plazo una gran cantidad de tinta.
- Imprime sólo lo que necesites por ejemplo, cuando imprimimos una página web, seleccionando sólo lo que nos interesa y descartando anuncios u otras cuestiones que no necesitamos. Lo mismo cuando tenemos que imprimir una hoja de cálculo que como no seleccionemos el intervalo correcto acaba siempre por imprimir varias páginas en blanco.
- Otro ejemplo de impresión que no necesitamos son los correos electrónicos con disclaimer o advertencia de mensaje privado, que legalmente sirven para muy poco y si tenemos que imprimir es un gasto totalmente irrelevante.
Reducir el número de páginas que se imprimen
- En ocasiones basta con necesitar una clave para imprimir para que el número total de páginas impresas sea mucho menor. Sobre todo en las empresas donde los empleados pueden aprovechar estos recursos para imprimir sin pararse a pensar si lo necesitan o no.
- Una medida más drástica consiste en establecer cuotas de impresión, que deben ser realistas para no perjudicar la productividad de los empleados, pero que es suficiente para hacer que se envíe a la impresora sólo aquello que se necesita en papel.
- También podemos ahorrar utilizando distintas alternativas digitales al documento en papel. Lo más común ha sido el documento en PDF, pero también podemos utilizar libros electrónicos o tablets para la lectura y corrección de informes si así lo deseamos que pueden ser muy prácticos.
- En este sentido el uso de dos pantallas evita tener que imprimir un documento con el que tenemos que trabajar, de forma que en una pantalla lo visualizamos y en otra trabajamos. Se puede cambiar también por una pantalla de gran formato, de 24" en formato panorámico que nos permite tener dos archivos de texto a tamaño completo abiertos.
Mejorar los ingresos de la empresa gracias a las políticas de impresión
- Pero también podemos convertir el gasto en impresión en una inversión si conseguimos captar más clientes, aumentando la facturación. Los documentos que entregamos, el dossier que tienen en sus manos a la hora de tomar una decisión puede ser clave para conseguir una venta.
- Lo mismo podríamos decir de la mejora la productividad de los empleados con impresoras más rápidas, que evitan tener que estar parados delante de la impresora esperando a que imprima, muchas veces con el cliente parado en la mesa y otros esperando a ser atendidos.
Como habéis visto son muchas las medidas con las que más que ahorrar podemos optimizar los costes de impresión. Las impresoras de tinta de la gama HP Officejet Pro nos ofrecen un buen equilibrio entre funcionalidad, facilidad de uso, coste por página impresa y calidad, lo que las convierte en una opción a tener en cuenta en las pequeñas empresas a la hora de elegir una solución de impresión.
